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Creación y automatización de informes en Report Builder

Si utilizas Adobe Analytics para hacer análisis de activos digitales y, además, te gusta trabajar con Excel, Report Builder es una herramienta que, sin duda, te puede resultar muy útil.

En este post encontrarás la información básica que necesitas para sacarle partido a esta herramienta.

¿Qué es Report Builder?

Se trata de un complemento de Excel que nos permite importar datos de Adobe Analytics de forma personalizada con la opción de combinar diferentes fuentes de datos. Esto hace posible la creación de informes personalizados y visualizaciones según nuestras necesidades gracias a todas las opciones que ofrece Microsoft Excel. Además, tiene la capacidad de crear y automatizar informes en distintos formatos de archivo.

Instalación y acceso

En primer lugar, necesitamos descargarnos el complemento para Excel, el cual podemos encontrar en el apartado de ‘Herramientas’ de Adobe Analytics. Simplemente debemos seleccionar la versión de 32 o 64 bits y hacer clic en el botón.

Report_Builder_Descarga

En el caso de que no esté disponible para descargar, ponte en contacto con tu administrador, ya que puede que tengas una licencia limitada.

Una vez que ya tenemos el complemento descargado e instalado en nuestro ordenador, el siguiente paso es abrir un nuevo documento de Excel y hacer clic en el apartado ‘Complementos’, donde ya tendremos disponible el menú de Report Builder.

rb-barra-menu

Para poder empezar a trabajar con los datos de Adobe Analytics seleccionamos ‘iniciar sesión’ y la herramienta nos pedirá introducir nuestras credenciales de Adobe.

rb-login

Tras iniciar sesión, aparecerá el nombre de la cuenta de Adobe en la barra del menú de Report Builder y ya podremos trabajar con la herramienta.

Creación y edición de solicitudes de datos

En primer lugar, es necesario crear una solicitud de datos o llamada, para ello haremos clic en el botón ‘crear’ y aparecerá la siguiente ventana:

rb-llamada

Aquí podemos personalizar las diferentes solicitudes de datos según nuestras necesidades.

1- Grupo de informes: es el listado de grupos de informes o ‘Report Suite’ que están disponibles según las credenciales de Adobe.

2- Segmento: permite aplicar uno o varios segmentos a la solicitud. Report Builder utiliza los segmentos de la misma forma que lo hace Adobe Analytics.

3- Tipo de informe: aquí se puede seleccionar el tipo de informe básico para la solicitud de datos, como por ejemplo métricas del sitio, fuentes de tráfico o campañas, entre otros. Solo se puede seleccionar un tipo de informe para cada solicitud.

4- Fechas: permite seleccionar un periodo de tiempo para la solicitud. Pueden ser de diferentes tipos:

  • Fechas preestablecidas
  • Fechas fijas
  • Fechas móviles
  • Fechas de celdas

5- Granularidad: especifica el nivel de detalle basado en el tiempo que se incluye en el informe. Podemos elegir entre: hora, día, semana, mes, trimestre, año y agregado.

Cuando ya tengamos hecha nuestra selección podremos ir al siguiente paso, el cual está enfocado en el diseño de nuestra tabla.

rb-llamada-1

6- Diseño de tabla: es el formato de la tabla. Podemos elegir entre dos tipos:

  • Diseño de tabla dinámica: se compone de una fila, una columna y una cuadrícula de métrica para el diseño, similar a las tablas estándar de Excel. Con este formato se pueden agregar solicitudes de desglose a una solicitud original.
  • Diseño personalizado: aporta mayoría de funcionalidades del diseño de la tabla dinámica y, además, permite seleccionar dónde se debe situar cada elemento de la cuadrícula en la hoja de cálculo.

7- Métricas y dimensiones: la herramienta nos permite seleccionar (doble clic) o arrastrar las métricas del listado de la izquierda a la cuadrícula ‘Métricas’. Las dimensiones se pueden colocar tanto en la cuadrícula ‘Rótulos de columna’ como en la de ‘Rótulos de fila’.

8- Vista previa: aquí podemos previsualizar el diseño de nuestra tabla.

Una vez realizada toda la configuración de nuestra solicitud y al hacer clic en ‘Finalizar’ nos pedirá seleccionar el rango de celdas donde queremos situar la tabla y ésta se generará.

rb-datos-llamada

Cuando tengamos nuestras solicitudes creadas ya podremos utilizar todas las funcionalidades que nos proporciona Excel y personalizar aún más nuestros informes.

Podemos editar nuestras solicitudes haciendo clic derecho en cualquiera de las celdas de nuestra tabla y seleccionando ‘editar solicitud’. Esto permite modificarla de forma completa o por parámetros como la fecha, segmento, granularidad, métrica y grupo de informes.

rb-editar-llamada

Además, también es posible copiar (o cortar) y pegar nuestras solicitudes, así como eliminarlas.

*TIP: Al crear varias solicitudes debemos tener en cuenta el tamaño de las tablas para que no se solapen unas con otras.

Creación de informes programados

Además de la creación de informes en Excel, Report Builder nos permite generar y compartir informes programados en diferentes formatos. Para ello debemos seleccionar ‘Programación’ en el menú de Report Builder.

rb-programar

En esta primera pantalla tendremos una lista de informes programados anteriormente, además de sus destinatarios e historial. También podremos descargar, editar y eliminar informes creados.

Para crear un informe programado seleccionamos ‘Nuevo’ y nos llevará a la configuración avanzada.

rb-programar-1

En primer lugar, le damos nombre al informe, introduciéndolo manualmente en la cuadrícula. Además, en el botón ‘Personalizar’ podemos añadirle la fecha de envío del informe en diferentes formatos.

rb-programar-nombre

Cuando ya tengamos definido el nombre del informe, en la pestaña de programación podremos personalizar la periodicidad del envío, así como su duración en el tiempo.

rb-programar-2

Por último, en la pestaña ‘Opciones de archivo’ podremos seleccionar el formato del informe y los destinatarios de éste, ya sea a través de correo electrónico o por FTP.

Con esta guía básica ya puedes comenzar a sacarle más partido a tus datos de Adobe Analytics. ¿Te animas?

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*Bibliografía:

Unplash

Report Builder Help

Resto de imágenes: Adobe Analytics y Report Builder

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