Om je bezoek aan onze website optimaal te laten verlopen, maken wij gebruik van cookies. Zo gebruiken wij cookies om inhoud te personaliseren, om sociale media-functies aan te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. We delen ook informatie over jouw gebruik van onze site met onze sociale media-, advertentie- en analysepartners.
Natuurlijk vinden wij je privacy belangrijk. Daarom kun je de cookie-instellingen zelf beheren. Hoe wij omgaan met de gegevens die op basis van de geplaatste cookies verkregen zijn, leggen wij uit in onze cookie verklaring.
Om je bezoek aan onze website optimaal te laten verlopen, maken wij gebruik van cookies. Zo gebruiken wij cookies om inhoud te personaliseren, om sociale media-functies aan te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. We delen ook informatie over jouw gebruik van onze site met onze sociale media-, advertentie- en analysepartners.
Natuurlijk vinden wij je privacy belangrijk. Daarom kun je de cookie-instellingen zelf beheren. Hoe wij omgaan met de gegevens die op basis van de geplaatste cookies verkregen zijn, leggen wij uit in onze cookie verklaring.
×

Salesforce implementaties

De 9 meest voorkomende fouten en hoe je deze kunt voorkomen.

Salesforce is ‘s werelds nummer 1 CRM-software die organisaties helpt om processen te stroomlijnen, duurzame klantrelaties op te bouwen, sales te verhogen, klantenservice te verbeteren en de winstgevendheid te verhogen. Maar als de technologie niet goed wordt geïmplementeerd, lost het je zakelijke problemen niet op. 

Het is niet eenvoudig om Salesforce voor een eerste keer te implementeren. Wanneer organisaties ons om Salesforce-hulp vragen, is dat vaak omdat ze hulp nodig hebben bij het oplossen van datgene wat er mis is gegaan tijdens de eerste implementatie. In dit artikel beschrijven we de 9 meest voorkomende fouten, zodat jij deze fouten kunt voorkomen. Zo bespaar je jezelf veel tijd, gedoe en geld! 

#1 Beslissen om een CRM-tool te implementeren zonder te weten waarom en hoe

Plan je zaken altijd vooruit. Voordat je Salesforce implementeert, is het belangrijk om onderstaande vragen vanuit een zakelijk perspectief te bekijken. 

  • Waarom hebben wij CRM/marketing automation nodig? 
  • Wat zijn de pijnpunten in onze bedrijfsprocessen? 
  • Wat is onze strategie, waar willen we over een paar jaar staan? 
  • Hoeveel mensen zullen het systeem gaan gebruiken? 

Het implementeren van Salesforce voordat je antwoord hebt op deze vragen, zal je organisatie niet helpen en hierdoor kun je de mogelijkheden van Salesforce niet ten volle benutten. 

#2 Niet kiezen van de juiste consultant partner

Wanneer een bedrijf besluit om een Salesforce platform aan te schaffen of toe te voegen aan de bestaande technologie-stack, is het belangrijk dat het werk wordt uitgevoerd door een betrouwbare consultancypartner om de gewenste resultaten te krijgen. Veel partners falen in het managen van verwachtingen als het gaat om wat haalbaar is binnen jouw scope en budget. Heldere communicatie is key. 

Een veelvoorkomend probleem voor een bedrijf is het niet of onjuist definiëren van de scope van het Minimum Viable Product (MVP) en de overgang naar een volledig product. Moeilijkheid om prioriteiten te bepalen heeft invloed op de projecttijd en het -budget. Een ervaren consultant kan je helpen deze problemen op te lossen. Tijdens de ontwikkelingsfase (development) kan een consultant je technische of minder ervaren ontwikkelaars begeleiden. 

#3 Onderschatten wat je nodig hebt voor de uitvoering

Er zijn veel resources nodig om een standaard Salesforce-oplossing op de juiste manier te implementeren. En er zijn nog veel meer resources nodig om een op maat gemaakte oplossing te implementeren. Er is een reden waarom Salesforce trainingsprogramma’s, communities en MVP’s heeft. Ervan uitgaande dat je het gewoon zelf kunt doen zonder enige expertise of (online) hulp, is één van de grootste fouten die je kunt maken. 

Het implementatieproces zal veel tijd kosten voor jou en je team – zelfs als je iemand inhuurt voor hulp. Naast het opzetten van de software zul je ook een plan moeten maken, de bedrijfsprocessen moeten documenteren en je personeel moeten opleiden. De verwachting dat dit alles in twee weken tijd kan gebeuren, zal je veel hoofdpijn opleveren. Het vaststellen van realistische verwachtingen vanaf het begin, zal je helpen om je project op tijd op te leveren zonder teleurstellingen van medewerkers en stakeholders.  

#4 De integratie en data-migratie onderschatten

Meestal moet Salesforce als CRM-systeem samen kunnen werken met externe en bestaande (oudere) systemen. Maar vaak richten we ons eerst op het implementeren van Salesforce en later geven we prioriteit aan integratie en data-migratie. Dit veroorzaakt grote vertragingen bij de levering van het eindproduct. 

De integratie met andere bestaande systemen of platforms is belangrijk en complex. Dit moet dus tijdens de eerste assessments worden overwogen door een ervaren integratiespecialist. 

De data-migratie moet ook in een vroeg stadium worden overwogen. Zonder betrouwbare of kwalitatief goede data, kun je de gewenste resultaten niet bereiken. Het schoonmaken van je data en de complexiteit van het datamodel moeten in een vroeg stadium aan de orde komen. 

Een voorbeeld: In mijn vorige project moest ik Salesforce integreren met een legacy systeem. Eén van de vereisten was om een tekstveld naar het legacy systeem te sturen. Maar later kwamen we erachter dat in het andere systeem dit veld meerdere regels heeft en dat elke regel maximaal 60 karakters mag bevatten. Het kostte extra tijd om de beschrijving in meerdere regels te verdelen voordat het naar het third-party systeem gestuurd werd. 

Ook was er een vereiste om product- en abonnementsinformatie te migreren naar Salesforce. Er zijn een paar miljoen records en we hebben de mogelijkheid van ontbrekende informatie en dubbele records niet in overweging genomen. Bovendien werd het datamodel in Salesforce niet afgerond. Dit proces, dat oorspronkelijk voor 2 weken werd ingeschat, duurde uiteindelijk bijna 3 maanden. Mede door deze inschattingsfouten. 

#5 Denken dat je geen aanpassingen nodig hebt

Meestal geven bedrijven de voorkeur aan hun eigen branding en user experience voor een naadloze overgang naar Salesforce. En de out-of-the-box functies en –instellingen van Salesforce zijn in staat om veel bedrijfsscenario’s te leveren, maar sommigen moeten worden aangepast aan de behoeften van de organisatie. 

Wanneer aanpassingen eigenlijk geen deel uitmaakten van je plan, probeer je scenario’s te wijzigen of besluit je in een later stadium om toch voor een aanpassing te gaan. Als je ervoor kiest om Salesforce te gaan tweaken, is het zeer waarschijnlijk dat de extra tijd en kosten van deze wijzigingen niet zijn opgenomen in de oorspronkelijke omvang van het project. Het is dus altijd aan te raden om de aanpassing door een expert te laten checken, meteen tijdens het begin van een project. 

#6 Het over-compliceren van je eisen

Een Salesforce-implementatie kan complex zijn en vol met eisen vanuit de organisatie zitten. Hoewel Salesforce veel kan bieden, is het een platform dat binnen bepaalde parameters werkt. Vaak zullen bedrijven uitgebreide aanpassingen nodig hebben of gecompliceerde verzoeken uitbreiden die Salesforce mogelijk niet kan leveren. Deze aanpassingen en verzoeken kunnen leiden tot ernstige complicaties tijdens de implementatie en gebruikersadoptie. 

Een veel voorkomende klacht draait om noodzakelijke aanpassingen. Maatwerk zorgt vaak voor bugs en inconsistenties. Als de teams zich richten op maatwerk, moeten ze in staat zijn om de gewijzigde planning en kosten te communiceren – of het nu gaat om het binnenhalen van een gespecialiseerde Salesforce-freelancer of om een langere ontwikkeltijd. Bugs die niet worden verholpen als gevolg van aanpassingen, zullen waarschijnlijk een impact hebben op de buy-in van gebruikers, omdat gebruikers moeite hebben om het systeem te gebruiken zoals bedoeld. 

Het migreren van aanpassingen vanuit een eerder CRM-systeem kan ook voor beperkte functionaliteiten of vertragingen zorgen. Het is belangrijk om dit tijdens de planningsfase te communiceren en om na te denken over de omvang en het tijdsschema van de Salesforce implementatie om teleurstelling te voorkomen. 

Soms kunnen ingewikkelde eisen en aanpassingen niet worden vermeden – dit betekent niet altijd meteen dat de Salesforce implementatie gaat mislukken. Het geeft echter wel aan dat er behoefte is aan een ervaren consultant of expert, die je adequaat kan adviseren. 

#7 We redden het wel zonder training

De gebruikers trainen in nieuwe systemen of nieuwe functies wordt vaak over het hoofd gezien. Maar dit is één van de belangrijkste elementen voor een succesvolle implementatie en gebruik van het platform. Salesforce is een krachtige CRM-tool, maar het is niet effectief als de gebruikers het niet volledig of niet juist kunnen gebruiken. Met goede training kun je de productiviteit en efficiëntie van je medewerkers verhogen. Uiteindelijk zal dit je activiteiten ook verbeteren. 

#8 Niet investeren in je Salesforce Administrator

Elke succesvolle Salesforce oplossing heeft een goed uitgeruste Salesforce Admin. Jouw Admin is een intern teamlid dat je Salesforce-inspanningen zal ondersteunen. Zij houden het dagelijkse onderhoud van de organisatie bij en zorgen ervoor dat alle afdelingen succesvol zijn. 

De Salesforce Admin is een belangrijke rol. Ze moeten goed worden getraind en blijvend worden ondersteund, zodat zij, en jouw organisatie dus ook, altijd up-to-date zijn. 

#9 Vooraf niet berekenen van de totale kosten van de implementatie

In de haast van de implementatie vergeten veel bedrijven de berekening van alle kosten die met de implementatie gepaard gaan. Dit kan alleen maar leiden tot problemen, enerzijds omdat de implementatie niet afgerond kan worden, anderzijds omdat deze ‘’gefragmenteerd’’ is. 

Dit kan worden voorkomen door een duidelijk plan en een duidelijke visie te hebben en door vanaf het begin een helder beeld te hebben van de functies die zullen worden geïmplementeerd. Je moet je ook bewust zijn van het datavolume dat je wilt migreren, de integraties die zullen worden uitgevoerd en het totale aantal implementatiefasen.  

Nogmaals, een Salesforce implementatie is niet eenvoudig, maar kan je veel opleveren wanneer dit juist wordt uitgevoerd. We hopen dat je bovenstaande fouten in ieder geval niet zal maken met behulp van onze tips. Wil je meer weten over onze kennis van en ervaring met Salesforce? Bekijk dan onze partnerpagina. 

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief